Rozliczaj kierowców w 7 minut, a nie 7 godzin

Od 1 lipca 2026 roku część firm transportowych korzystających z busów jest zobligowana do posiadania w nich inteligentnych tachografów drugiej generacji G2V2. Obowiązkowi temu podlegają przewoźnicy używający do wykonywania zarobkowych, drogowych przewozów międzynarodowych lub kabotażowych pojazdów, których dopuszczalna masa całkowita przekracza 2,5 tony. Konieczność stosowania tachografów dotyczy także zestawów złożonych np. z busa i przyczepy, które łącznie charakteryzują się DMC powyżej 2,5 tony.

Kiedy nie trzeba montować tachografów w busach? Nowe przepisy wprowadzane w związku z Pakietem Mobilności nie dotyczą m.in.:

• busów wykorzystywanych wyłącznie do przewozów krajowych, charakteryzujących się DMC do 3,5 tony,
• busów używanych do krajowych lub międzynarodowych przewozów osób, pod warunkiem, że mieszczą one do 9 osób łącznie z kierowcą.

W przypadku firm, które realizują zarobkowe, drogowe przewozy międzynarodowe lub kabotażowe z użyciem busów, konieczność montażu w pojazdach tachografów cyfrowych nie jest jedynym obowiązkiem, jakiemu podlegają. Muszą one także zadbać o systematyczne sczytywanie tachografu i kart kierowców z busów oraz prawidłową archiwizację pobranych danych. Odczyty powinny być prowadzone z odpowiednią częstotliwością:

• sczytanie karty kierowcy busa musi następować co najmniej raz na 28 dni,
• sczytanie tachografu musi odbywać się minimum raz na 90 dni.

Sprawdzonym rozwiązaniem, które to ułatwia, okazuje się usprawniający fleet management system Navifleet. Jedną z jego funkcjonalności jest bowiem remote download of driver cards and tachograph memory z busa. Dzięki niemu możliwa staje się automatyzacja procesu pobierania plików DDD oraz bezpieczne archiwizowanie pozyskanych w ten sposób danych. Pozwala to przewoźnikowi działać w zgodzie z przepisami, oszczędzić czas pracowników i zatroszczyć się o to, by wymagane terminy odczytów były przestrzegane.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zmian w przepisach dotyczących stosowania tachografów w busach, zapoznaj się z poniższymi artykułami:

• Tachografy w busach – co musisz wiedzieć o nowych przepisach?
• Tachografy w busach – zmiany w 2026 roku, o których jeszcze się nie mówi

Umożliwiane przez system Navifleet, zdalne pobieranie danych z tachografu cyfrowego i kart kierowców to doskonałe rozwiązanie dla firm, które chcą funkcjonować w zgodzie z przepisami i uniknąć ryzyka kar w razie kontroli. Co sprawia, że odczyt plików DDD online z busa okazuje się takim ułatwieniem dla przedsiębiorstw transportowych?

Terminowość odczytów danych z pamięci tachografu i kart kierowców
Zdalny odczyt tachografów i kart kierowców do busa pomaga firmom zadbać o to, by pobieranie plików DDD odbywało się z odpowiednią częstotliwością. Automatyzacja tego procesu wedle ustalonego harmonogramu zabezpiecza przedsiębiorcę zajmującego się przewozami międzynarodowymi bądź kabotażowymi przed sytuacjami, w których dochodzi do przekroczenia wymaganych terminów. Mogłyby one skutkować dotkliwymi karami w razie kontroli. System Navifleet pozwala na wdrożenie zdalnych odczytów z tachografu i kart kierowców realizowanych raz na 14 dni, dzięki czemu pobranie danych odbywa się zawsze na czas.

Bezpieczna archiwizacja pobranych plików DDD
Kolejnym czynnikiem, który sprawia, że system Navifleet ułatwia firmie transportowej korzystającej z busów przepisowe funkcjonowanie, jest automatyczna archiwizacja danych pobieranych w ramach regularnych odczytów. Pliki DDD są gromadzone w bezpieczny i usystematyzowany sposób na serwerach Navifleet przez 18 miesięcy. Uprawnieni użytkownicy w dowolnej chwili mają do nich wygodny dostęp, dzięki czemu odnalezienie potrzebnych danych w razie kontroli nie sprawia najmniejszego problemu.

Prawidłowo prowadzone rozliczenia kierowców
Ogromną zaletą systemu Navifleet i oferowanego przez niego zdalnego odczytu tachografów i kart kierowców online jest możliwość usprawnienia procesu rozliczeń w firmie. Pobrane pliki DDD za dany okres są automatycznie kierowane na wskazany adres e-mail, dzięki czemu osoba odpowiedzialna za rozliczenia ma je zawsze na czas.

Co istotne, podejmując współpracę z Navifleet, Klient może zdecydować się na samodzielne rozliczanie czasu pracy kierowców, przy użyciu narzędzia EwiSystem lub skorzystać w tym zakresie z pomocy specjalistów EwiCenter. Pliki DDD z kart kierowców i pamięci tachografów, zaraz po pobraniu, automatycznie trafiają do EwiCenter. Eliminuje to konieczność ręcznych działań, a co za tym idzie – ogranicza ryzyko wystąpienia błędów – oraz pozwala operować na kompletnych danych i przygotowywać w oparciu o nie rozliczenia. Ten mechanizm oraz doświadczenie i wiedza specjalistów EwiCenter przyczyniają się do tego, że prawidłowe listy płac są sporządzane zawsze w terminie. Same rozliczenia przebiegają szybko i sprawnie, a do tego odbywają się w pełnej zgodzie z przepisami – podobnie zresztą jak ewidencja czasu pracy kierowców, która zapewnia firmie gotowość na ewentualną kontrolę ITD lub PIP.

Zmiany związane z Pakietem Mobilności sprawiły, że kierowca, który wykonuje zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, nie jest w podróży służbowej, rozumianej zgodnie z zapisami Kodeksu pracy. Oznacza to, że nie można mu już dłużej wypłacać stosowanych dawniej diet zagranicznych za czas pobytu poza granicami kraju. Prawodawca wprowadził alternatywne rozwiązanie, jakim są tzw. diety wirtualne – narzędzie techniczne, dzięki któremu możliwe stało się obniżenie podstawy opodatkowania PIT, a także oskładkowania ZUS. Zapewnia ono wymierne korzyści, pozwalając na:

• uzyskanie wyższego wynagrodzenia netto przez kierowcę,
• optymalizację kosztów pracy kierowcy wynikających ze składek ZUS oraz opodatkowania PIT.

Umiejętne stosowanie diet wirtualnych jest kluczowe dla poprawnego rozliczania kierowców busów wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe i kabotażowe. Zdalne sczytywanie kart kierowców i pamięci tachografów z busów, oferowane przez system Navifleet, pozwala pozyskać wiarygodne dane, które następnie trafiają do EwiCenter. Umożliwiają one prawidłowe rozliczenie kierowców, obejmujące m.in. zgodne z przepisami wykorzystanie diet wirtualnych. Podejmując współpracę z nami, firma może więc zadbać o legalną maksymalizację ulg PIT i ZUS, do której drogę otwierają regulacje wynikające z Pakietu Mobilności.

Firmy decydujące się na wdrożenie systemu Navifleet oraz skorzystanie ze wsparcia EwiCenter w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców mogą ustrzec się w ten sposób przed wieloma problemami. Dzięki podjęciu współpracy z nami, można uniknąć m.in.:

• tracenia czasu pracowników na zadania, które da się z powodzeniem zautomatyzować,
• przekraczania wymaganych terminów odczytów danych z tachografu i kart kierowców,
• trudności związanych z bezpieczną archiwizacją pobranych danych,
• błędów w rozliczaniu czasu pracy kierowców, wynikających z bazowania na niekompletnych danych lub nieznajomości obowiązujących przepisów,
• chaosu w obszarze dokumentacji oraz nieprawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy kierowców, które mogą skutkować problemami w razie kontroli ITD lub PIP,
• opóźnień w wypłatach wynagrodzeń, a co za tym idzie – niezadowolenia kierowców i spadku reputacji firmy jako pracodawcy.

Współpraca z Navifleet i EwiCenter jest więc sprawdzonym sposobem na to, by osiągnąć cel w postaci prawidłowych i zgodnych z przepisami rozliczeń kierowców busów.

Tak, system telematyczny Navifleet to odpowiednie rozwiązanie dla firm transportowych, które interesuje zdalna kontrola tachografu i kierowców busów. Pozwala on nie tylko na zdalny odczyt tachografu z busa, ale także oferuje inne funkcjonalności, w tym np. monitoring GPS pojazdów oraz możliwość bieżącego kontrolowania czasu pracy kierowców. Dzięki nim można zapobiegać naruszeniom przepisów i optymalizować funkcjonowanie floty.